Um ein erfolgreiches BEM-Gespräch zu führen, empfehle ich als BEM Beraterin ein vierstufiges Gesprächsmodell, das Personalverantwortliche und Führungskräfte nach folgendem Plan vorbereiten können.
Phase 1: der Aufbau einer Beziehung
Der erste Schritt besteht darin, einen positiven Kontakt zum Mitarbeitenden auf der Beziehungsebene zu schaffen, beispielsweise durch freundliche Gesten und Höflichkeit. In dieser Phase können auch organisatorische Fragen geklärt werden. Es ist wichtig, dem Mitarbeitenden nur die nötigen Informationen zu geben, um zu vermeiden, dass er in eine passive Rolle verfällt. Fragen zu den Erwartungen des Mitarbeitenden können dabei helfen.
Phase 2: die Problemaufnahme
In der zweiten Phase soll der Unterschied zwischen dem aktuellen Zustand und dem angestrebten Ziel herausgearbeitet werden. Dabei sind drei Aspekte zu klären: Wie ist der Ist-Zustand? Wie soll der Ziel-Zustand aussehen? Und wo gibt es Abweichungen? Es empfiehlt sich, mit Fragen zu den funktionellen Einschränkungen und Möglichkeiten zu beginnen, um herauszufinden, welche Tätigkeiten unter welchen Bedingungen wie lange ausgeführt werden können. Auch bei körperlichen Erkrankungen sollte die Erfassung des Ist-Zustands sowohl fachliche als auch überfachliche Kompetenzen berücksichtigen, da eine längere Arbeitsunterbrechung und die Konfrontation mit einer möglicherweise existenzbedrohenden Krankheit auch die persönlichen Kompetenzen beeinflussen können. Eine mögliche Differenz zwischen subjektiven und objektiven Anforderungen und Kompetenzen sollte der BEM-Verantwortliche ebenfalls ansprechen.
Neben dem Arbeitsplatz sollte der BEM-Verantwortliche auch das private Umfeld des Mitarbeitenden und dessen Stresslevel berücksichtigen. Psychosoziale Faktoren spielen nicht nur bei psychischen Erkrankungen eine Rolle, sondern auch bei häufigen Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems, Herz-Kreislauf-Problemen und Atemwegserkrankungen. In dieser Phase ist es wichtig, dass dem Mitarbeitenden klar wird, dass er oder sie selbst Verantwortung für das Problem trägt, denn nur so kann er oder sie sich aktiv an der Lösung beteiligen.
Phase 3: die Lösungsfindung
Es ist sinnvoll, erst nach einer gründlichen Analyse des Problems mit der Suche nach Lösungen zu beginnen. Wenn mehrere Probleme vorliegen, sollte eine Prioritätenliste erstellt werden. Es ist ratsam, mit den lösbaren Problemen zu beginnen, da ein frühes Erfolgserlebnis den Optimismus für den weiteren Prozess fördert.
Der BEM-Beauftragte sollte dem Mitarbeitenden dabei helfen, möglichst viele eigene Lösungen zu entwickeln, aus denen er eine auswählt. Dabei können Referenzfälle nützlich sein. Ein Beispiel wie "Ein Kollege von Ihnen war einmal in einer ähnlichen Situation und hat folgende Lösung gewählt". So können auch stigmatisierte Lösungen wie eine Psychotherapie akzeptabler werden.
Phase 4: das Abschluss des Gesprächs
In der abschließenden Gesprächsphase werden die besprochenen Punkte noch einmal zusammengefasst und klar festgelegt, wer welche Aufgabe übernimmt. Diese Aufgaben sollten mit einem klaren, zeitnahen Termin versehen werden. Der BEM-Verantwortliche kann den Effekt der selbsterfüllenden Prophezeiung nutzen, indem er seinen Optimismus zum Ausdruck bringt, um die Erfolgschancen des BEM zu erhöhen. Schließlich wird ein Folgetermin vereinbart, um den Fortschritt zu überprüfen und offene oder neue Punkte zu besprechen.
