Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
Im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) werden zwangsläufig Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden erfasst. Diese Daten sind besonders sensibel und erfordern daher strenge datenschutzrechtliche Maßnahmen. Der Schutz dieser Daten ist essenziell, um das Vertrauen der betroffenen Mitarbeitenden zu gewährleisten und den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Erforderliche Verarbeitung sensibler Daten
Um das BEM erfolgreich durchführen zu können, ist es notwendig, dass der Arbeitgeber sensible Gesundheitsdaten der betroffenen Beschäftigten verarbeitet. Nur mit diesen Informationen kann das BEM ergebnisoffen gestaltet werden, um im Interesse des Mitarbeitenden geeignete Maßnahmen zu ergreifen und die Ziele des BEM zu erreichen.
Datenschutz als Grundlage für Vertrauen im BEM
Der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle im BEM und muss bereits vor Beginn des Verfahrens geklärt sein. Ein umfassendes Datenschutzkonzept legt die Grundsätze für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im BEM fest und definiert Maßnahmen zur Datensicherheit. Die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten darf nur sparsam und ausschließlich zur Erfüllung der BEM-Ziele erfolgen. Diese spezifischen Regelungen müssen mit den allgemeinen Datenschutzrichtlinien des Unternehmens im Einklang stehen.
Datenschutzkonforme Datenerhebung
Alle im BEM erhobenen Daten müssen ausschließlich auf die Erreichung der BEM-Ziele ausgerichtet sein. Ein mehrstufiges Verfahren zur Freigabe von Daten stellt sicher, dass das BEM datenschutzkonform durchgeführt wird. Dies schafft für die betroffenen Mitarbeitenden die Gewissheit, dass die erhobenen Daten nicht für andere arbeitsrechtliche Zwecke verwendet und ihnen dadurch nicht zum Nachteil gereichen werden.
Einwilligung des Beschäftigten
Die Erhebung und Verarbeitung von Daten im BEM setzt eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung des betroffenen Mitarbeitenden voraus. Diese Einwilligung muss freiwillig und klar erfolgen. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitenden über den Zweck der Datenerhebung und den Umfang der Datenverarbeitung aufklären, um sicherzustellen, dass die Einwilligung auf einer informierten Entscheidung basiert.
Trennung von BEM-Akte und Personalakte
Für die Bearbeitung im BEM wird vom zuständigen Fallmanager eine separate BEM-Akte angelegt, die alle relevanten Unterlagen enthält. Diese Akte ist räumlich und physisch von der Personalakte zu trennen und zeitlich befristet zu führen. In der Personalakte werden lediglich allgemeine Informationen zum BEM-Verfahren gespeichert, wie die Einleitung, der Abschluss, ein etwaiger Abbruch oder die Unterbrechung des Verfahrens.
Verschwiegenheitspflicht im BEM
Alle am BEM beteiligten Personen sind zur strikten Verschwiegenheit über die im Rahmen des Verfahrens erlangten Informationen verpflichtet. Die Einhaltung dieser Verschwiegenheit ist eine wesentliche Voraussetzung, um das Vertrauen der betroffenen Mitarbeitenden zu sichern.